¿Cómo escribir un correo electrónico?

El correo electrónico es una parte omnipresente de nuestras vidas que se podría pensar que la gente naturalmente lo tiene al dedillo.

Pero después de haber recibido miles de correos electrónicos en los últimos cuatro años, puedo decir con certeza que la frecuencia la no competencia no necesariamente engendran. Es decir: un montón de gente ahí fuera son bastante ni idea de cómo redactar un correo electrónico bien. Incluso los profesionales contratados como representantes de PR!

No importa cómo una habilidad básica de la vida, es algo que todavía se tiene que aprender. Y, por desgracia, nadie parece estar enseñando a gente joven de los componentes de un correo electrónico eficaz, a pesar del hecho de que constituye la columna vertebral de la comunicación moderna. Saber cómo escribir un buen correo electrónico-que en realidad se obtiene una respuesta-es crucial para su éxito: se puede hacer la diferencia entre si está o no conseguir un trabajo, encontrar un mentor, conseguir financiación para una idea, o recibir potencialmente de cambio de consejo.

Usted ve, cada correo electrónico es esencialmente un terreno de juego, incluso si usted no está, literalmente, la venta de una idea de negocio. Lo que estamos lanzando es la idea de que vale la pena responder a lo que puede ser difícil de vender. La persona a la que usted está escribiendo puede tener decenas, incluso cientos de correos electrónicos cada día, y no puede dar cada correo electrónico al mismo tiempo y atención. Así que al igual que con lanzamientos cara a cara, estas personas desarrollan formas de asignación de fechas de sus correos electrónicos en dos pistas de las que obtener una respuesta y los que echan a la papelera. ¿Qué determina la pista que se está canalizado a si está o no levantar una de las banderas rojas del receptor(llamar la atención); un correo electrónico puede ser su primera impresión de alguien, y dado que el destinatario no tiene mucho para seguir adelante, él o ella se busca en busca de pistas pequeñas, sutiles en cuanto a si se debe dar una respuesta o eliminar. Estas señales de alerta pueden ser muy pequeñas cosas, cosas que pueden no parecer del todo justo para ti, pero ellos probablemente ha encontrado que 8 de cada 10 personas que presentan esas características no vale la pena responder, ya que termina siendo una pérdida de su tiempo.

El blog Think simple Now hizo un gran trabajo de perfilar la forma en que el remitente del correo electrónico y el destinatario del mensaje tiene perspectivas muy diferentes:

Observando el receptor

Obtiene una gran cantidad de correo electrónico.
Puede recibir elogios con regularidad, si es una figura pública.
Regularmente se le pidió a un conjunto estándar de preguntas y favores.
No tiene un montón de tiempo libre.
No me importa ayudar usted, si es rápido.

Observando el remitente

Pasa mucho tiempo la elaboración de la dirección de correo electrónico 'perfecto' (-ly de largo).
Está convencido de que su petición es original, única y especial.
Considera que son los primeros en pedir favores tales.
No puedo imaginar por qué alguien podría rechazarlos.
Los deseos de contar toda la historia, se explica desde todos los ángulos, de modo que el oyente pueda entender su punto de vista.

La clave para obtener una respuesta a su correo electrónico es para ponerse en el lugar del destinatario y adaptar en consecuencia su correo electrónico. ¿Cómo se hace eso? Muy por debajo se describen algunas de las cosas que buscamos en la determinación de si o no un correo electrónico es digno de una respuesta. Ahora, el idioma puede parecer un poco duro. Pero esto no es del personal de un hombre del animal doméstico Peeves, éstas son las mismas cosas que los dueños de negocios, agentes y editores de periódicos me han dicho que utilizan en la evaluación de sus correos electrónicos, que son las cosas que la gente ya se dicen a tus espaldas, y no hay uso en evitando que la gente por el hecho de ser "agradable".



Nota: Estas directrices son sólo para los mensajes de correo electrónico que usted escribe cuando usted está esperando algo del receptor, incluso si es sólo una respuesta. Si acaba de escribir una nota rápida para pasar a lo largo de alguna información o compartir su apreciación, o se corresponden con alguien que está muy familiarizado con las reglas realmente no importa mucho.

Respetar el tiempo del destinatario y asegúrese de que el correo electrónico es ni siquiera necesario. El tiempo de cada persona es preciosa. Cuando se envía un correo electrónico, lo que estás diciendo es: "¿Qué tengo que decir que vale la pena cinco minutos de su tiempo, tiempo que podría pasar en su negocio o con su familia."

Así que no pierdas el tiempo del receptor con una pregunta que usted puede aprender por ti mismo. Ejercer un poco de auto-confianza! Estoy sorprendido por el número de preguntas que recibo que fácilmente podría ser contestada con una búsqueda en Google 10 segundos (de hecho, es tentador responder con "Let me Google que para ti ..."). Después de escape de Google, búsqueda en sitios web de la persona. Echa un vistazo a sus artículos anteriores, su FAQ, y su página Acerca de.

En la OMA que aceptará propuestas de los huéspedes de correos, y justo encima de nuestra caja de contacto que tenemos un enlace a la "Escribir para la OMA" de la página que describe a todos nuestros clientes las directrices contables, uno de los cuales es:

"Envía tu puesto de invitado utilizando el formulario a continuación. No envíenos un correo electrónico preguntando si se puede escribir para nosotros. Sólo se borran. Si a usted le gustaría escribir un post invitado, escríbalo, y lo presentará a través del formulario en esta página. "

Y sin embargo, día tras día, todavía nos llegan correos electrónicos de chicos que dicen: "¡Hola! Me preguntaba si yo podría escribir un post invitado para usted. "Yo solía responder aún a estos mensajes de correo electrónico, pero me pareció que 9 de cada 10 de las personas que no se molestó en leer las instrucciones, no podría escribir una puesto de invitado bueno, tampoco.

Comienza con un saludo. A partir directamente hacia afuera con la primera frase de su correo electrónico hace que el sonido abrupto. En su lugar, comenzar con "Estimado ____" (para una dirección de correo electrónico más formal), o "Hola _____" por uno más casual. Pero no "Hey ____" menos que ya haya establecido una relación e historia con el receptor.

Creo que la tendencia a dejar fuera de la salutación es más fuerte cuando se utiliza un formulario de contacto para enviar su mensaje. Pero hay que tener en cuenta que incluso cuando se utiliza un formulario de contacto, que llega a la bandeja de entrada de la persona el aspecto de cualquier otro mensaje.

Escriba su dirección de correo electrónico correctamente en el formulario de contacto. Esto probablemente parece una completa obviedad. Pero la gente me va a pedir consejo, voy a pasar 20 minutos pensando en su pregunta y escribir una respuesta reflexiva, y luego, cuando llegué a enviar, voy a conseguir un aviso de error en la entrega. Arg! Eso es de 20 minutos de mi vida que nunca podremos recuperar.

Dirección del correo electrónico a una persona específica (s). Haga todo lo posible para averiguar el nombre de la persona que va a leer el correo electrónico en lugar de decir simplemente "Hola a todos" o "A quien pueda interesar." El uso del nombre de una persona crea relaciones, ya que hace que su mensaje parece más personal y menos como el spam. Si hay un par de personas a cargo, frente a la dirección de correo electrónico a cada una de ellas. Desde que Kate y yo corro el sitio en conjunto, las personas que respondan a sus consultas para "Brett y Kate," en lugar de "Brett" automáticamente obtener puntos extra.

Deletrear el nombre del destinatario correcto. Una vez más, una obviedad, ¿no? Sin embargo, tenemos correos electrónicos dirigidos a "Brent y Kay" todo el tiempo. Escribir incorrectamente el nombre de una persona mata a su relación con el destinatario antes de que incluso leer el cuerpo de su correo electrónico. Le dice al destinatario que o bien no saben mucho acerca de ellos o no son muy orientado a los detalles. Y si usted sigue el error de ortografía con "Yo soy un gran admirador suyo", que sale como poco sincera.

Construir un poco de simpatía antes de entrar en materia. Al igual que en cualquier tipo de terreno de juego, usted quiere crear un poco de simpatía con la persona antes de empezar a hablar de negocios. Esto hace que el destinatario de su correo electrónico un poco más inclinado a que te gusta, escuchar a salir, y quiere que le ayude. Sea breve y auténtica. Estos son algunos ejemplos de introducciones de construcción de una relación positiva:

"Yo soy un fan fiel que ha estado leyendo su página web durante tres años. Porque de la OMA, que ahora tome duchas de James Bond, afeitarse con una navaja de afeitar de seguridad, y escribir notas semanales de amor a mi esposa ".

"He sido un cliente de artículos deportivos de Jim durante los últimos 20 años. Mi papá me compró mi primer guante de allí cuando yo tenía 7 años. "

"Yo soy un gran admirador de su investigación sobre el mono aullador. Leyendo su libro me dieron ganas de venir a esta universidad y principal en la biología. Es por eso que estoy escribiendo hoy ... "

"Como un paisano de Austin ..."

Algo que he notado últimamente no gente de relaciones públicas, es decir algo como: "Usted tiene un gran sitio. Me gustó mucho [artículo que acaba de recoger con claridad de la primera página hace una hora]. "Cuando una relación positiva es obviamente falso, es contraproducente. ¿Quieres decir algo tan específico que el destinatario sepa que no está enviando el mensaje genérico exacta misma a un montón de otras personas y que su interés en ellos es genuino.

Sea breve y al grano. Una vez más, el tiempo de cada persona es preciosa. No enviar a alguien una pared de texto. No les dé su historia de vida. Vaya directamente al punto en que frases como sea posible. Se podría pensar que dar el destinatario detalle todo lo que pueda lo hará más probable que él o ella responderá a usted, pero es todo lo contrario. Un gigantesco bloque de texto hace que el receptor se sienta abrumado, sino que queremos es eliminarlo de acuerdo con la toma de diez minutos para leer y digerir su tomo. Si su idea no es lo suficientemente interesante como para agarrar a alguien en unas pocas frases, entonces usted necesita para trabajar en su idea, y si el consejo que usted necesita requiere de varios párrafos para explicar, usted necesita hacer más investigación a ti mismo primero, o es simplemente No es una cuestión que se debería hacer un desconocido a través de Internet.

Haga su pedido claro. A pesar de que quiere mantener su breve correo electrónico, asegúrese de hacer lo que sea que usted está esperando para obtener del receptor en lo claro y específico posible.

Esta es mi tipo favorito de e-mail al:

Hola AOM:

Me gusta mucho su sitio. Siento que es un gran ayuda con lo que hacemos. Tenemos que hacer algún tipo de asociación o algo así. ¿Cuáles son sus ideas sobre cómo podemos hacer eso?

Atentamente,

Vinny Vague

Por supuesto que no tengo ninguna idea sobre cómo podemos trabajar juntos ... que acaba de entrar en mi mente hace diez segundos! Si usted está en contacto conmigo, es su responsabilidad de echar un vistazo a la clase de cosas que ya hacemos y luego llegar a una idea que creo que nos gustaría, una propuesta clara y concreta. Dar un paso al destinatario que puede decir sí o no a. Si estás haciendo una pregunta, haga esa pregunta tan específico como sea posible, uno que no va a tomar el recipiente mucho tiempo para responder.

Cuanto más corto sea tu correo electrónico y más fácil resulta para el destinatario para responder a su pregunta, más probabilidades tendrá de obtener una respuesta.

No sea una tomadura de pelo. En cuanto a mi otro correo electrónico que menos le gusta:

Hola Brett y Kate-

Tengo una idea genial que puede ayudarle a mejorar su sitio web. Escríbeme de nuevo si quieres saber más!

XOXO-

Huckstering Harry

¿Por qué pierdo el tiempo escribiendo de vuelta si es que no sé si estoy o no, incluso estaría interesado en su idea? Automático de eliminar.

Si usted tiene un sitio web, un enlace a ella. No me diga acerca de su blog o sitio web sin vincularla a la misma. Sé que sólo me llevaría 5 segundos a Google el nombre de su negocio, pero yo no voy a hacerlo. Es sólo uno de esos interruptores de acuerdo. Hacer las cosas lo más fácil posible para el destinatario.

Y cuando usted se conecta a su sitio, asegúrese de que está en marcha y funcionando! Numerosas veces las personas me han señalado a su sitio, y cuando hace clic en él, el sitio fue cerrado por mantenimiento. Eliminar.

NO USAR TODO EN MAYÚSCULAS. El signo universal del hombre loco. Utilizando todos los CAPS que usted se parece como si estuvieras gritando. Automático de eliminar.

o todos los casos inferiores. Sí sé que es 2012, y la capitalización es tan siglo 20. Y tal vez algún día los jóvenes de todo el mundo se levantará y acabar con una capitalización total. Pero hasta entonces, cuando se trata con 29 años de edad vejestorios como yo, debe aprovechar las cosas que deben ser capitalizados, de lo contrario parece vago y tonto. Si no puede ser molestado en tomar el tiempo para presionar la tecla de mayúsculas en el teléfono, no puede ser molestado en su correo electrónico tan en serio como de otras personas. Lo sé, no es justo, pero 8/10 correos electrónicos de personas que no aprovechan, de hecho, los correos electrónicos muy tontas.

Revisar y corrector ortográfico. Leer el correo electrónico a más de un par de veces para asegurarse de que todo está bien. Recuerde, esta es su primera impresión con alguien, que sea un buen año. Conozco a un editor de un periódico que lanza un comunicado de prensa de distancia en cuanto se ve un error. Personalmente no estoy en busca de la perfección-he pensado que algunos de mis propios correos electrónicos eran perfectos cuando los envié, sólo para verlos más tarde y ver los errores graves. Pero lo mejor que puede, y por lo menos escribir las palabras que son importantes para el destinatario correctamente. "Quiero escribir sobre manlyness" no te llevará muy lejos.

Cierre con un adiós. Finalizando su mensaje sin un adiós y tu nombre te hace parecer brusco. Cierre con "Saluda atentamente _____", o "Te deseo lo mejor __________."

Devolver el favor. Si alguien se toma el tiempo de su día para ofrecerle asesoramiento gratuito, hacer todo lo posible para apoyar a su sitio web o negocio! Por ejemplo, si alguien tiene un blog de zapatos y vende los zapatos también, y le preguntas todo tipo de preguntas acerca de qué zapatos usar con qué, y él amablemente te responde, y luego comprar los zapatos de él! Sólo un bribón le pide consejo a un pequeño empresario que está dispuesto a hablar con él y luego toma su negocio a algún sitio web impersonal gigante para ahorrar unos cuantos dólares.

Seguimiento de una vez. Pero sólo una vez. Si aún no recibe una respuesta, que no está interesado.

Traducido de Art of manliness

http://artofmanliness.com/2012/03/01/how-to-write-an-email-that-will-actually-get-a-response/